Conservazione Sostitutiva
La conservazione sostitutiva (o conservazione digitale a norma) è la procedura prevista dalla normativa italiana per mantenere nel tempo valore legale e fiscale ai documenti digitali (come fatture elettroniche, registri IVA, scritture contabili, ecc.), in sostituzione della conservazione cartacea tradizionale. Si tratta di un adempimento obbligatorio per chi detiene documentazione rilevante ai fini fiscali e contabili.
Il quadro normativo
Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)
Il D.Lgs. 82/2005 è il pilastro fondamentale. In particolare, gli articoli 43 e 44 disciplinano la conservazione e l’esibizione dei documenti informatici. Qui il testo aggiornato del CAD.
Linee Guida AgID (Agenzia per l’Italia Digitale)
Dal 1° gennaio 2022 sono entrate in vigore le nuove “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, che hanno unificato e sostituito le vecchie regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013). Queste definiscono i requisiti tecnici, i metadati e il ruolo del Responsabile della Conservazione. La sezione AgID dedicata alla conservazione.
Normativa Fiscale (MEF)
Per quanto riguarda specificamente i documenti fiscali (fatture elettroniche, registri IVA, ecc.), il riferimento è il Decreto MEF 17 giugno 2014, che stabilisce le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici.
Termini di conservazione
Per i documenti relativi al periodo d’imposta 2024, inclusi tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute, la conservazione sostitutiva deve essere completata entro il 31 gennaio 2026. In generale, la scadenza per completare la conservazione annuale è entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi dell’anno successivo (che normalmente scade il 31 ottobre). Questo criterio è stabilito da norme di riferimento e interpretazioni dell’Agenzia delle Entrate.
Come procedere alla conservazione sostitutiva 2024 in CgWeb
La procedura di conservazione digitale a norma è integrata in CgWeb, tramite una partership stipulata con un conservatore accreditato AgID (Aruba SpA), per cui tutto avviene in modo estremamente semplice e veloce per l’utente CgWeb.
Dal menu Contabilità -> Conservazione Sostitutiva accediamo a “conservazione sostitutiva 2024”.
Entreremo nel menu dedicato alla conservazione sostitutiva 2024:
Le chiamate principali e maggiormente usate sono Registri Contabili, Massiva fatture elettroniche clienti, Massiva fatture elettroniche fornitori. Cominciamo a conservare i registri contabili.
Troviamo in questa videata, per ogni tipologia di documento contabile conservabile, il pulsante “genera”. L’unico elemento che non viene generato in automatico è il libro inventari, che dovrà (se siamo obbligati alla sua conservazione digitale) essere firmato, scansionato in pdf e caricato manualmente nella procedura. Tutti gli altri elementi saranno estratti direttamente da CgWeb.
Una volta cliccato su “genera” la finestra si presenterà come segue:
Ovviamente potremmo aver deciso di non conservare digitalmente (perchè ancora utilizzati in cartaceo) alcuni di questi elementi (ad esempio il libro cespiti, come nell’immagine di esempio). Per procedere all’invio alla conservazione, clicchiamo su “versa/invia” in corrispondenza di ogni elemento generato. Una volta inviati per il versamento, appariranno nella colonna “caricamento” la data e l’ora di invio.
A questo punto dovremo attendere il tempo che il conservatore accreditato (Aruba) prenda in carico il versamento, apponga la propria marca temporale e firma digitale, generalmente un paio di giorni. Dopo di che troveremo nella stessa videata, nella colonna “data conservazione” il momento in cui l’elemento è stato effettivamente posto in conservazione (come vediamo nella successiva immagine di esempio, relativa all’anno 2023).
Per la conservazione massiva fatture clienti e fatture fornitori il sistema è ancora più semplice: occorre entrare nella chiamata relativa e cliccare su “conserva”.
Controlli e verifiche
Abbiamo a disposizione (oltre alla videata che abbiamo già visto “registri contabili” dove troveremo il dettaglio dei pacchetti inviati alla conservazione) altre 3 procedure molto utili: elenco documenti conservati, situazione spazio conservazione, verifica bolli da versare.
Elenco documenti conservati
Qui abbiamo il dettaglio di ogni singolo documento, con possibilità di scaricare il PDD (pacchetto di distrubuzione) e la ricevuta
Situazione spazio conservazione
Un riepilogo dello spazio occupato dai vostri documenti sui server di conservazione digitale a norma
Verifica bolli da versare
Una utilità per il conteggio dei bolli da applicare in base alle righe di prima nota conservate
Casi particolari
E’ possibile, tramite le apposite chiamate, anche eventualmente conservare le fatture clienti e/o fornitori importate da altri gestionali.
